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04.09.2014

quanto costa archiviare e poi ricercare documenti cartacei?

Pubblichiamo qui un interessante esercizio che calcola passo passo i costi dell'archiviazione di documenti cartacei e della sua eventuale ricerca successiva

Senza la pretesa di essere "perfetto", il calcolo rappresenta comunque un buon punto di partenza per ciascun lettore che potrà - variando a suo piacimento i valori - calcolare il proprio costo di archiviazione e di ricerca documentale, dopodichè decidere se contattarci per parlare di Conservazione digitale.

 

Costo strutturale iniziale

Senza tenere conto dei costi per l'acquisto iniziale di scaffalature, conteggiamo un costo medio per l'acquisto di faldoni e raccoglitore che contiengano 250 fogli cadauno.

Euro 8 a faldone = € 0.03 a foglio

 

Costo annuo spazio

Sono quei costi ripetitivi dovuti principalmente all’occupazione di spazio fisico di locali destinati ad archivio.

Si ipotizzi che si destini ad archivio un locale di mq 20 (4x5) e che il costo annuale ad esso relativo sia di € 150. Supponendo di utilizzare 15 metri lineari (i lati della stanza al netto della porta) e che per ogni metro lineare si utilizzino 5 ripiani, e che ogni ripiano contenga 5 faldoni da 250 fogli l’uno, si otterrà che ogni metro lineare occupato conterrà 12.500 fogli.

15ml x 5 ripiani = 75 ml di ripiani x 5 faldoni = 375 faldoni

375 faldoni x 250 documenti cadauno = 93.750 documenti

Pertanto dividendo 150€ per i 93.750 fogli otteniamo 0.016 €/ a foglio archiviato

 

Costo per la prima archiviazione

Ipotizziamo che occorrano mediamente tre minuti per archiviare manualmente un documento (tempo di protocollo, di ricerca faldone, apertura dello stesso, foratura del documento, rimessa in ordine del faldone ecc.).

Calcoliamo ora il costo medio del personale addetto all’archiviazione. Supposto uno stipendio annuo lordo di 24.000 €uro, considerati i circa 220 giorni effettivamente lavorati in un anno, il costo giornaliero diventa di circa 109 €/giorno, ossia 0,23€/minuto,

otteniamo 0.68€/ a foglio

 

Tot costo di un foglio archiviato =

costo struttura iniziale+ costo annuo spazio + costo prima archiviazione
0.03 + 0.016 + 0.68 = € 0.726

Domandatevi: quanti documenti archiviate all’anno?


Trattiamo ora della ricerca del documento già archiviato.

Costo della ricerca di un singolo documento

Possiamo considerare il tempo totale come la somma dei seguenti tempi:

t1: spostamento della persona per portarsi là dove il documento è archiviato

t2: tempo necessario per la ricerca tra i faldoni e all’interno dei faldoni

t3: reinserimento del documento nel faldone

Ipotizziamo:

t1 = 1 minuto;
t2 = 2 minuti;
t3 = 1 minuto;

Costo di una singola ricerca in archivio = 4 minuti x 0,23€/min =  0.91

 

Costo totale di una singola fotocopia

Tempo fotocopia per foglio = 20 sec , quindi se un minuto ci costa 0,23€ / 3 =  0.076

Costo medio di una fotocopia (carta + toner ecc) 0.0375

0.076 + 0.0375  = € 0.11

 

Costo della ricerca di un documento e della sua eventuale fotocopia

In media se consideriamo 3 fogli a documento, il costo di un documento fotocopiato =

costo singola ricerca + costo fotocopie
0.91+ (0.11 X 3) = 1.24 €

Domandatevi ora quante ricerche di documenti eseguite all’anno?

 

 

Contattateci per approfondire la tematica e trovare insieme una soluzione.

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